Communiqué de presse - Vers une dématérialisation des supports papier au sein de l'Etat grâce à la gestion électronique des documents

 

Dans le contexte global de la modernisation de ses services, l’Etat procède à la mise en place progressive de la gestion électronique de documents (GED) au sein de ses différents ministères et administrations. Il s’agit d’un système électronique intégré, accessible via Internet, qui vise à organiser et à gérer tous les aspects liés aux flux d’informations au sein d’une organisation et vers ses correspondants.

La GED implique ainsi, dans une large mesure, le passage d’une documentation papier à l’administration électronique, permettant une rationalisation des méthodes de travail et une optimisation des processus de travail collaboratifs grâce à une plateforme commune pour l’ensemble de l’Etat.

Parmi les autres avantages de la GED, on peut citer :

-          la pérennité : pas de perte ou de détérioration de documents papier ;

-          l’optimisation de la collaboration entre les services ;

-          la traçabilité et l’intégrité : suivi des modifications successives d’un document avec possibilité de retour à la version originale ;

-          la sécurité : pas d’accès illicite à un document ;

-          l’accès rapide à l’information grâce à une indexation des documents ;

-          la mise en place de standards communs en ce qui concerne la classification, la gestion et l’archivage des objets ;

-          la réduction du volume papier et des espaces de stockage ;

-          l’aspect écologique grâce à une diminution de la consommation de papier ;

-          les gains en ressources humaines et financières à moyen et long terme.

 

Valeur ajoutée pour le citoyen

La GED s’inscrit dans le cadre plus vaste de la stratégie e-government de l’Etat luxembourgeois dont la finalité est d’offrir un service public plus efficient, plus rapide et en phase avec l’évolution des technologies de l’information et de la communication.

Dans un futur proche, la mise en place de la GED permettra de proposer de nouveaux services aux usagers, et notamment

•          un suivi de l’évolution de son dossier via Guichet.lu ;

•          une optimisation des flux, donc une accélération du traitement de dossier ;

•          des démarches plus simples ;

•          une meilleure qualité des recherches dans les archives.

 

 

Actuellement, la GED est utilisée au ministère de la Fonction publique et à son Institut national d’administration publique (INAP) et est en place au ministère de l’Economie et du Commerce extérieur. Ils seront suivis du Centre des technologies de l’information de l’Etat du ministère de la Fonction publique et du ministère des Affaires étrangères d’ici la fin de l’année.

Communiqué par le ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative