Secrétaire du Conseil d'Administration

  • Catégories de métiers: Affaires générales
  • Domaine organisationnel: Matière
  • Famille de fonctions: Gestionnaire de dossiers
  • Date de création de la description de fonction : 01/07/2020

Raison d'être

Assister le président du Conseil d'Administration dans l'organisation quotidienne, afin de contribuer au bon déroulement des dossiers traités.

Rôles et tâches

Accueillir et traiter l'information de premier niveau des interlocuteurs concernés et des administrations

  • Gérer les relation(s), par écrit, par voie orale avec les opérateurs et régulateurs plaignants et demandeurs

Gérer et assurer le suivi des dossiers de demandes, avis et plaintes

  • Réceptionner les plaintes/demandes/avis
  • Préparer et mettre en forme des décisions/avis/demandes
  • Rédiger les avis et les décisions
  • Préparer et transmettre les avis et décisions aux parties prenantes

Organiser des réunions du Conseil d'Administration

  • Établir l'ordre du jour en concertation avec le président
  • Préparer en concertation avec le président et envoyer/mettre en ligne les dossiers aux membres du CA
  • Rédiger les PV des réunions, les avis et les décisions du CA

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Disposer de notions approfondies concernant la législation et la réglementation du domaine d'intervention

Procédures internes/méthodologie

  • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention

Aptitudes techniques

  • Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le domaine d'intervention

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Savoir travailler avec Excel, Word et Powerpoint

Logiciels spécifiques

  • Savoir appliquer la GED
  • Savoir appliquer les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'établissement public et nécessaires à l'exercice de la fonction

Matériel et outillage

  • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'établissement public susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Gestionnaire de dossiers-profil de base avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
C-1 Comprendre l'information C-1 Exécuter des tâches C-1 Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
C Assimiler l'information C Structurer le travail C+1 Soutenir C-1 Ecouter activement S S'adapter
C+1 Analyser l'information C+1 Résoudre des problèmes C+1 Diriger des collaborateurs C Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information Décider Motiver des collaborateurs C+1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
Innover Organiser Développer des collaborateurs Conseiller S Gérer le stress
Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes Influencer C S'auto-développer
Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

Dernière modification le