Secrétaire de commission

  • Catégories de métiers: Affaires générales
  • Domaine organisationnel: Matière
  • Famille de fonctions: Gestionnaire de dossiers
  • Date de création de la description de fonction : 01/07/2020

Raison d'être

Assister le président de la commission dans l'organisation quotidienne afin de contribuer au bon déroulement des dossiers traités.

Rôles et tâches

Accueil et information de premier niveau des personnes concernées et des administrations

  • Accueil téléphonique et physique
  • Gestion et suivi des courriels

Assister le président la commission

  • Préparation et mise en forme des décisions pour le président
  • Envoi des décisions aux personnes concernées

Gestion et suivi des dossiers

  • Réceptionner les demandes
  • Contrôler les demandes et vérifier si les pièces justificatives sont complètes
  • Encoder les données dans la base de données et la tenir à jour
  • Préparer et transmettre les demandes aux parties prenantes

Organiser des réunions

  • Etablir l'ordre du jour
  • Préparer et envoyer les dossiers aux membres de la commission

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Disposer de notions de base concernant la législation et la réglementation du domaine d'intervention

Procédures internes/méthodologie

  • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention

Aptitudes techniques

  • Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le domaine d'intervention

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Savoir travailler avec Excel et Word

Logiciels spécifiques

  • Savoir appliquer les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction
  • Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents

Matériel et outillage

  • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Gestionnaire de dossiers-profil de base avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
C-1 Comprendre l'information C-1 Exécuter des tâches C Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
C Assimiler l'information C Structurer le travail C Soutenir C-1 Ecouter activement S S'adapter
C+1 Analyser l'information C+1 Résoudre des problèmes C+1 Diriger des collaborateurs C Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information Décider Motiver des collaborateurs C+1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
Innover Organiser Développer des collaborateurs Conseiller S Gérer le stress
Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes Influencer C S'auto-développer
Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

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