Attaché à la direction

  • Catégories de métiers: Affaires générales
  • Domaine organisationnel: Support
  • Famille de fonctions: Expert support à l'organisation
  • Date de création de la description de fonction : 01/07/2020

Raison d'être

Soutenir la direction et fournir un accompagnement méthodologique afin de contribuer à réaliser des objectifs stratégiques et opérationnels liés aux activités quotidiennes et aux projets de l'administration.

Rôles et tâches

Assurer le suivi des projets internes

  • Participer aux groupes de pilotage de projets internes et informer la direction sur l'état de progression
  • Collaborer à la définition des objectifs d'un projet et à la définition des différentes phases de réalisation
  • Participer à la mise en place du projet et au suivi des différentes phases du projet

Collaborer dans le domaine administratif

  • Coordonner la gestion administrative et, le cas échéant, le travail du secrétariat de l'administration
  • Assurer de façon générale le suivi des activités de l'administration et veiller à la diffusion et à la mise à disposition des informations aux différents services
  • Organiser des réunions et, le cas échéant, rédiger et diffuser les procès-verbaux des réunions

Conseiller la direction

  • Concevoir des stratégies et des leviers d'action dans les domaines concernant le champ d'action de l'administration
  • Emettre des recommandations, des propositions de solutions ou des avis afin d'orienter la direction dans les actions à entreprendre
  • Etablir des indicateurs de performances quant aux projets, aux processus et aux procédures en place et communiquer les résultats à la direction en faisant ressortir les points critiques et les facteurs de succès

Gérer des connaissances

  • Rassembler des informations sur un sujet spécifique et en constituer une base de connaissances susceptible d'être transmise aux collaborateurs ou de pouvoir être consultée par ceux-ci
  • Participer aux réseaux nationaux et internationaux, à des journées d'étude, des congrès ou des séminaires et rapporter les idées reçues à la direction

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Savoir appliquer la législation et la réglementation de l'administration

Procédures internes/méthodologie

  • Connaître l'organisation, les procédures et le mode de fonctionnement de l'ensemble des services de l'administration ainsi que des différents groupes et comités de travail
  • Connaître les processus décisionnels internes de l'administration
  • Savoir appliquer la théorie de la gestion par objectifs et de l'établissement du programme de travail de l'administration
  • Être familiarisé avec la gestion de projets et avoir connaissance des projets à réaliser au sein de l'administration

Aptitudes techniques

  • Savoir appliquer les outils de communication mis en place par l'administration
  • Savoir rédiger des rapports et des procès-verbaux
  • Savoir utiliser les canaux et les réseaux de communication pour pouvoir récolter ou communiquer des informations en interne

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Savoir travailler avec Excel, Word et Powerpoint

Logiciels spécifiques

  • Connaître les logiciels et progiciels à disposition dans l'administration

Matériel et outillage

  • Connaître le fonctionnement des équipements techniques ainsi que les processus d'installation et de maintenance de ces outils

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Expert support à l'organisation-profil unique avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
Comprendre l'information Exécuter des tâches C-1 Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
Assimiler l'information C-1 Structurer le travail C Soutenir Ecouter activement S S'adapter
Analyser l'information C Résoudre des problèmes C+1 Diriger des collaborateurs Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information C+1 Décider Motiver des collaborateurs C-1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
C-1 Innover Organiser Développer des collaborateurs C Conseiller S Gérer le stress
C Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes C+1 Influencer C S'auto-développer
C+1 Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

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