Assistant administratif

  • Catégories de métiers: Affaires générales
  • Domaine organisationnel: Support
  • Famille de fonctions: Agent de support
  • Date de création de la description de fonction : 01/07/2020

Raison d'être

Effectuer différentes tâches administratives et d'organisation afin d'assister une unité organisationnelle et les gestionnaires dans le domaine concerné et à supporter ceux-ci dans l'exécution des tâches quotidiennes.

Rôles et tâches

Assister à l'organisation quotidienne des tâches

  • Préparer l'organisation pratique de réunions, manifestations, conférences etc.
  • Elaborer un planning d'organisation, convoquer les parties concernées, réserver les locaux et veiller à l'équipement adéquat des locaux

Garantir une assistance pour les unités organisationnelles

  • Assurer une assistance au niveau de l'accueil physique et téléphonique
  • Assurer une assistance au niveau du service courrier

Gérer des données et la documentation

  • Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées
  • Tenir à jour des données et des bases de données
  • Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité

Préparer les dossiers en relation avec la matière à traiter

  • Gérer le suivi du dossier, gérer la qualité des dossiers, classer et/ou transférer des documents
  • Assurer la documentation et l'archivage
  • Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes)

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Disposer de notions de base concernant la législation et la réglementation du domaine d'intervention

Procédures internes/méthodologie

  • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention

Aptitudes techniques

  • Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Savoir travailler avec Excel et Word

Logiciels spécifiques

  • Connaître les outils informatiques mis en place par l'administration et en particulier la gestion électronique des documents et les autres outils de gestion (p.ex. en matière RH, en matière financière, en matière de gestion des affaires, gestion de projets)
  • Savoir travailler avec un INTRANET ainsi qu'avec une plateforme d'échange (technologie SharePoint)

Matériel et outillage

  • Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les différents processus dans les différents domaines d'activités de la fonction (questionnaires, test, diagnostics, check-lists, indicateurs de contrôle)

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Agent de support-profil de base avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
C-1 Comprendre l'information C-1 Exécuter des tâches C Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
C Assimiler l'information C Structurer le travail C+1 Soutenir C-1 Ecouter activement S S'adapter
C+1 Analyser l'information C+1 Résoudre des problèmes Diriger des collaborateurs C Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information Décider Motiver des collaborateurs C+1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
Innover Organiser Développer des collaborateurs Conseiller S Gérer le stress
Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes Influencer C S'auto-développer
Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

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