Agent d'accueil

  • Catégories de métiers: Affaires générales
  • Domaine organisationnel: Support
  • Famille de fonctions: Agent de support
  • Date de création de la description de fonction : 01/07/2020

Raison d'être

Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs et fournir le support matériel nécessaire au bon déroulement des réunions et des activités principales de l'administration afin d'offrir un soutien efficace et de qualité aux utilisateurs internes et externes.

Rôles et tâches

Distribuer le courrier pour l'administration

  • Retirer le courrier entrant de la boîte postale et de la boîte aux lettres de l'administration
  • Distribuer le courrier au sein du bâtiment
  • Affranchir le courrier sortant et le remettre au service courrier du CCG
  • Porter des signataires vers d'autres administrations

Gérer la réception et l'accueil

  • Accueillir, assurer l'inscription et orienter les visiteurs vers le service compétent
  • Assurer le contrôle des personnes accédant au bâtiment
  • Orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service compétent
  • Réceptionner des livraisons

Gérer les salles de réunions et de conférences

  • Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés
  • Veiller à la mise à disposition des salles de réunions conformément aux demandes formulées
  • Contacter les organisateurs en cas de chevauchement de salles

Participer au bon déroulement d'activités prévues dans les missions de l'administration

  • Assister à des exercices de sécurité au sein de l'administration
  • Prendre acte des problèmes techniques et logistiques et rediriger les utilisateurs vers les services compétents
  • Assurer le service "photocopies" et "classement des documents"
  • Assister à l'organisation et veiller au bon déroulement des événements officiels

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Connaître la législation et la réglementation de l'administration

Procédures internes/méthodologie

  • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration
  • Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel

Aptitudes techniques

  • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Savoir travailler avec Word et Outlook

Logiciels spécifiques

  • Connaître les outils informatiques et d'informations mis en place par l'administration et l'utilisation qui en est faite en vue de pouvoir garantir le respect de la protection des données

Matériel et outillage

  • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Agent de support-profil de base avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
C-1 Comprendre l'information C-1 Exécuter des tâches C Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
C Assimiler l'information C Structurer le travail C+1 Soutenir C-1 Ecouter activement S S'adapter
C+1 Analyser l'information C+1 Résoudre des problèmes Diriger des collaborateurs C Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information Décider Motiver des collaborateurs C+1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
Innover Organiser Développer des collaborateurs Conseiller S Gérer le stress
Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes Influencer C S'auto-développer
Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

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