Agent Back Office

  • Catégories de métiers: Affaires générales
  • Domaine organisationnel: Support
  • Famille de fonctions: Agent de support
  • Date de création de la description de fonction : 01/07/2020

Raison d'être

Assurer le support administratif afin d'assister à l'organisation quotidienne du service en respectant les procédures prédéfinies.

Rôles et tâches

Réceptionner et gérer le courrier

  • Retirer, ouvrir et tamponner le courrier
  • Scanner le courrier et enregistrer sous SharePoint
  • Dispatcher le courrier aux destinataires

Gérer le courrier sortant

  • Scanner les décisions et courriers sortants et enregistrer sous SharePoint
  • Rassembler le courrier du service et le déposer pour envoi

Préparer les dossiers de réévaluation pour le secrétariat médical

  • Réceptionner l'avis médical du médecin de travail compétent avant la décision de reclassement
  • Réceptionner l'avis du médecin de l'ADEM
  • Intégrer les autres expertises médicales
  • Fournir la décision de reclassement

Archiver électroniquement les dossiers

  • Scanner les documents
  • Enregistrer les documents sous SharePoint

Assurer un support général selon les besoins du service

  • Remplacer les collègues du service en cas de nécessité

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Rien à signaler

Procédures internes/méthodologie

  • Rien à signaler

Aptitudes techniques

  • Rien à signaler

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Connaître MS Office
  • Connaître SharePoint

Logiciels spécifiques

  • Connaître EMAC

Matériel et outillage

  • Savoir utiliser la photocopieuse, le scanner et le téléphone

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Agent de support-profil de base avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
C-1 Comprendre l'information C-1 Exécuter des tâches C Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
C Assimiler l'information C Structurer le travail C+1 Soutenir C-1 Ecouter activement S S'adapter
C+1 Analyser l'information C+1 Résoudre des problèmes Diriger des collaborateurs C Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information Décider Motiver des collaborateurs C+1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
Innover Organiser Développer des collaborateurs Conseiller S Gérer le stress
Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes Influencer C S'auto-développer
Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

Dernière modification le