Gestionnaire documentaire

  • Catégories de métiers: Communication et Information
  • Domaine organisationnel: Support
  • Famille de fonctions: Agent de support
  • Date de création de la description de fonction : 16/07/2019

Raison d'être

Gérer les sources documentaires, le courrier entrant et sortant ainsi que la plateforme GED afin d'assurer le support en matière de traitement du courrier et de garantir un accès aux documents.

Rôles et tâches

Assurer le support

  • Soutenir les utilisateurs internes pour toute question en relation avec le traitement du courrier et d'archivage de documents
  • Mettre à jour le manuel d'utilisation de la GED et des procédures applicables en matière de traitement du courrier et d'archivage de documents
  • Veiller à la formation continue et au développement de compétences des agents de l'administration

Gérer la plateforme de la GED

  • Veiller à la maintenance de la plateforme et de la structuration du système
  • Suivre l'évolution de la plateforme, adapter et tester les fonctionnalités
  • Participer à des réunions de concertation organisées par le CTIE
  • Procéder à l'évaluation du système auprès des utilisateurs

Gérer le courrier entrant et sortant

  • Réceptionner, trier, indexer et enregistrer le courrier dans la GED
  • Attribuer le courrier à un gestionnaire et établir un relevé quotidien du courrier entrant
  • Vérifier la conformité du courrier sortant par rapport à la forme, et en assurer l'indexation et l'enregistrement dans la GED
  • Mettre le courrier sous enveloppe et transmettre le courrier signé pour envoi

Gérer les sources documentaires de toutes natures

  • Mettre en place et maintenir un système documentaire de classement et d'archivage
  • Collecter, indexer et classer les documents en tenant compte du système documentaire

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Connaître la législation et la réglementation de l'administration
  • Connaître la législation sur la protection des données (Règlement UE 2016/679)

Procédures internes/méthodologie

  • Savoir appliquer les procédures et processus en matière de gestion du courrier et de l'archivage de documents inhérentes à l'administration concernée

Aptitudes techniques

  • Connaître les différents systèmes de classement et d'archivage et notamment celui préconisé par les Archives nationales
  • Connaître les sources de documentation internes à l'Etat et notamment les outils de recherche et de documentation de la Chambre des Députés, du Conseil d'Etat et du Gouvernement (legilux)

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Savoir travailler avec Excel et Word

Logiciels spécifiques

  • Savoir appliquer les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction
  • Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents

Matériel et outillage

  • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Agent de support-profil de base avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
C-1 Comprendre l'information C-1 Exécuter des tâches C Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
C Assimiler l'information C Structurer le travail C+1 Soutenir C-1 Ecouter activement S S'adapter
C+1 Analyser l'information C+1 Résoudre des problèmes Diriger des collaborateurs C Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information Décider Motiver des collaborateurs C+1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
Innover Organiser Développer des collaborateurs Conseiller S Gérer le stress
Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes Influencer C S'auto-développer
Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

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