Gestionnaire de formation

  • Catégories de métiers: Personnel et Organisation
  • Domaine organisationnel: Matière
  • Famille de fonctions: Gestionnaire de dossiers
  • Date de création de la description de fonction : 16/07/2019

Raison d'être

Organiser et gérer des actions de formations au quotidien afin de garantir la bonne exécution et le bon déroulement des programmes de formation.

Rôles et tâches

Assurer la gestion administrative de formations

  • Établir les horaires de formation en collaboration avec les formateurs
  • Guider et convoquer les participants
  • Suivre le déroulement des formations
  • Contrôler les présences
  • Procéder à la saisie des informations issues des formations ( présences etc…) et transmettre les informations aux parties prenantes
  • Évaluer les retours d'expériences en interne

Assurer, le cas échéant, l'organisation des tests et examens

  • Assurer le secrétariat et l'assistance de la commission d'examen
  • Inscrire les candidats aux tests et examens et recueillir les questionnaires d'examen et de test des membres de la commission et en assurer la préparation pour le déroulement des épreuves
  • Organiser les épreuves et veiller au bon déroulement de celles-ci dans le respect des règles applicables (secret, feuilles estampillées, surveillance des épreuves…)
  • Assurer la gestion des notes d'examen, saisir les notes, préparer les résultats en vue de leur validation par la commission d'examen, transmettre les résultats définitivement arrêtés aux parties prenantes

Planifier des formations

  • Planifier les formations en conformité avec les disponibilités des intervenants et en tenant compte des ressources disponibles (salles, équipement didactique…)
  • Insérer les éléments de planification dans une base de données
  • Assurer le contact avec les formateurs, les administrations et les participants

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Connaître la législation de l'administration concernée ainsi que la législation et la règlementation en matière de formation initiale et de formation continue

Procédures internes/méthodologie

  • Connaître le système de formation et d'examen pratiqué dans l'administration concernée

Aptitudes techniques

  • Rien à signaler

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Savoir travailler avec Excel et Word

Logiciels spécifiques

  • Savoir appliquer SAP/HR
  • Savoir appliquer la GED

Matériel et outillage

  • Rien à signaler

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Gestionnaire de dossiers-profil de base avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
C-1 Comprendre l'information C-1 Exécuter des tâches C Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
C Assimiler l'information C Structurer le travail C+1 Soutenir C-1 Ecouter activement S S'adapter
C+1 Analyser l'information C+1 Résoudre des problèmes Diriger des collaborateurs C Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information Décider Motiver des collaborateurs C+1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
Innover Organiser Développer des collaborateurs Conseiller S Gérer le stress
Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes Influencer C S'auto-développer
Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

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