Expert du protocole et de l'évènementiel

  • Catégories de métiers: Communication et Information
  • Domaine organisationnel: Support
  • Famille de fonctions: Expert support à l'organisation
  • Date de création de la description de fonction : 16/07/2019

Raison d'être

Initier, organiser et gérer les réunions, séminaires et colloques officiels de l'administration dans le respect des règles protocolaires définies afin de garantir une organisation optimale de ces évènements.

Rôles et tâches

Assurer l'organisation et la coordination des évènements

  • Elaborer le planning des actions à mener et suivre le budget
  • Gérer et organiser la logistique du projet : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc.
  • Rédiger les supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes…)
  • Choisir les prestataires, les fournisseurs et les intervenants de l'évènement
  • Faire face à des impératifs divers (location de salles, de voitures, réservation d'hôtels, conférences de presse,...)
  • Figurer en tant qu’interface entre l'administration et les équipes chargées de la réalisation de l'évènement

Mettre en place une stratégie de gestion d'évènements

  • Déterminer les différentes étapes du déroulement d'un évènement
  • Etablir un réseau de partenaires pouvant entrer en ligne de compte pour participer à la préparation et à l'organisation de l'évènement
  • Fixer ensemble avec la direction les règles protocolaires à respecter suivant la nature et l'importance de l'évènement

Compétences techniques

 

Compétences métiers:

 

Législations et réglementation

  • Savoir appliquer la législation et de la règlementation de l'administration concernée ainsi que celles concernant les finances publiques et les marchés publics

Procédures internes/méthodologie

  • Connaître l'organisation interne des services de l'administration, les différents groupes et comités de travail ainsi que leur manière de fonctionner
  • Connaître les procédures d'organisation des différents types d'évènements susceptibles de se dérouler au sein de l'administration, soit en interne, soit avec des parties prenantes externes

Aptitudes techniques

  • Connaître les outils et moyens de communications ainsi que l'équipement technique et les besoins infrastructurels nécessaires pour assurer le déroulement des évènements
  • Savoir rédiger des rapports et des procès-verbaux

 

Compétences support:

 

Applications bureautiques

  • Savoir travailler avec Excel, Word et Powerpoint

Logiciels spécifiques

  • Connaître les outils informatiques mis en place par l'administration et en particulier la gestion électronique des documents et les autres outils de gestion (p.ex. en matière RH, en matière financière, en matière de gestion des affaires, gestion de projets)

Matériel et outillage

  • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction

 

Compétences langues:

 

Compétences écrites

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

Compétences orales

  • Luxembourgeois
  • Allemand
  • Français
  • Anglais

 

Compétences comportementales

 

Expert support à l'organisation-profil unique avec marges
Gestion de l'information Gestion des tâches Gestion des collaborateurs Gestion des relations Gestion de son fonctionnement personnel
Comprendre l'information Exécuter des tâches C-1 Partager son savoir-faire Communiquer S Faire preuve de respect
Assimiler l'information C-1 Structurer le travail C Soutenir Ecouter activement S S'adapter
Analyser l'information C Résoudre des problèmes C+1 Diriger des collaborateurs Travailler en équipe C Faire preuve de fiabilité
Intégrer l'information C+1 Décider Motiver des collaborateurs C-1 Agir de manière orientée service S Faire preuve d'engagement
C-1 Innover Organiser Développer des collaborateurs C Conseiller S Gérer le stress
C Conceptualiser Gérer le service Souder des équipes C+1 Influencer C S'auto-développer
C+1 Comprendre l'organisation Gérer l'organisation Diriger des équipes Établir des relations C Atteindre les objectifs
Développer une vision Piloter l'organisation Inspirer Construire des réseaux S S'impliquer dans l'organisation

LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"

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