- Catégories de métiers: Affaires générales
- Domaine organisationnel: Direction
- Famille de fonctions: Dirigeant opérationnel
- Date de création de la description de fonction : 16/07/2019
Raison d'être
Assurer la coordination, la supervision et la planification d'un ensemble d'unités organisationnelles afin d'assister la direction à la mise en œuvre de la stratégie de l'administration en tenant compte des objectifs généraux.
Rôles et tâches
Encadrer les agents des unités organisationnelles
- Gérer et veiller au développement des compétences des agents des unités
- Surveiller l'évolution de l'effectif
- Veiller à la répartition adéquate des tâches
- Instituer une capacité d'écoute et développer une relation de confiance avec les agents des unités
- Informer régulièrement la hiérarchie du fonctionnement des unités
- Assurer le flux d'informations interne aux unités
- Gérer les conflits internes aux unités et les rapporter, le cas échéant, à la direction
Représenter un ensemble d'unités organisationnelles auprès de la direction de l'administration
- Participer au pilotage de l'administration et agir en tant que porte-parole d'un ensemble d'unités organisationnelles
- Elaboration de propositions de modifications au niveau de la législation et de la réglementation concernant le domaine d'activité
Superviser, planifier et gérer les activités d'un ensemble d'unités organisationnelles
- Assister la direction dans l'élaboration de la vision, à la fixation des objectifs et à l'établissement du programme de travail de l'administration
- Coordonner les activités générales d'un ensemble d'unités organisationnelles
- Communiquer la vision, les missions et les objectifs du programme de travail de l'administration à un ensemble d' unités organisationnelles
- Déterminer et assurer que le programme de travail d'un ensemble d'unités organisationnelles et les plans de travail individuels des agents soient en conformité avec le programme de travail général de l'administration
- Faire des propositions et suggestions d'optimisation du fonctionnement d'un ensemble d'unités organisationnelles
- Veiller à la mise en œuvre des objectifs fixés et au contrôle des tâches effectuées dans les délais impartis
Compétences techniques
Compétences métiers:
Législations et réglementation
- Savoir appliquer la législation et la réglementation en relation avec la matière à traiter au sein des unités organisationnelles concernées et, en général, la législation et la réglementation de l'administration
Procédures internes/méthodologie
- Connaître les procédures et processus internes nécessaires pour pouvoir coordonner les unités organisationnelles
Aptitudes techniques
- Connaître en théorie et en pratique les règles et les processus de la gestion publique, de l'organisation administrative et de la gestion de projets
- Connaître les principes généraux de la gestion des ressources humaines
Compétences support:
Applications bureautiques
- Savoir travailler avec Excel, Word et Powerpoint
Logiciels spécifiques
- Savoir appliquer les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction
- Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents
Matériel et outillage
- Disposer d'une vue d'ensemble du matériel, des outils et de l'outillage utilisés dans l'unité organisationnelle
Compétences langues:
Compétences écrites
- Luxembourgeois
- Allemand
- Français
- Anglais
Compétences orales
- Luxembourgeois
- Allemand
- Français
- Anglais
Compétences comportementales
| Gestion de l'information | Gestion des tâches | Gestion des collaborateurs | Gestion des relations | Gestion de son fonctionnement personnel | ||||||
| Comprendre l'information | Exécuter des tâches | Partager son savoir-faire | Communiquer | S | Faire preuve de respect | |||||
| Assimiler l'information | Structurer le travail | Soutenir | Ecouter activement | S | S'adapter | |||||
| C-1 | Analyser l'information | Résoudre des problèmes | C-1 | Diriger des collaborateurs | C-1 | Travailler en équipe | C | Faire preuve de fiabilité | ||
| C | Intégrer l'information | C-1 | Décider | C | Motiver des collaborateurs | C | Agir de manière orientée service | S | Faire preuve d'engagement | |
| C+1 | Innover | C | Organiser | C+1 | Développer des collaborateurs | C+1 | Conseiller | S | Gérer le stress | |
| Conceptualiser | C+1 | Gérer le service | Souder des équipes | Influencer | C | S'auto-développer | ||||
| Comprendre l'organisation | Gérer l'organisation | Diriger des équipes | Établir des relations | C | Atteindre les objectifs | |||||
| Développer une vision | Piloter l'organisation | Inspirer | Construire des réseaux | S | S'impliquer dans l'organisation | |||||
LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"