- Catégories de métiers: Communication et Information
- Domaine organisationnel: Support
- Famille de fonctions: Expert support à l'organisation
- Date de création de la description de fonction : 01/07/2020
Raison d'être
Initier, organiser et gérer les réunions, séminaires et colloques officiels de l'administration dans le respect des règles protocolaires définies afin de garantir une organisation optimale de ces évènements.
Rôles et tâches
Assurer l'organisation et la coordination des évènements
- Elaborer le planning des actions à mener et suivre le budget
- Gérer et organiser la logistique du projet : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc.
- Rédiger les supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes…)
- Choisir les prestataires, les fournisseurs et les intervenants de l'évènement
- Faire face à des impératifs divers (location de salles, de voitures, réservation d'hôtels, conférences de presse,...)
- Figurer en tant qu’interface entre l'administration et les équipes chargées de la réalisation de l'évènement
Mettre en place une stratégie de gestion d'évènements
- Déterminer les différentes étapes du déroulement d'un évènement
- Etablir un réseau de partenaires pouvant entrer en ligne de compte pour participer à la préparation et à l'organisation de l'évènement
- Fixer ensemble avec la direction les règles protocolaires à respecter suivant la nature et l'importance de l'évènement
Compétences techniques
Compétences métiers:
Législations et réglementation
- Savoir appliquer la législation et de la règlementation de l'administration concernée ainsi que celles concernant les finances publiques et les marchés publics
Procédures internes/méthodologie
- Connaître l'organisation interne des services de l'administration, les différents groupes et comités de travail ainsi que leur manière de fonctionner
- Connaître les procédures d'organisation des différents types d'évènements susceptibles de se dérouler au sein de l'administration, soit en interne, soit avec des parties prenantes externes
Aptitudes techniques
- Connaître les outils et moyens de communications ainsi que l'équipement technique et les besoins infrastructurels nécessaires pour assurer le déroulement des évènements
- Savoir rédiger des rapports et des procès-verbaux
Compétences support:
Applications bureautiques
- Savoir travailler avec Excel, Word et Powerpoint
Logiciels spécifiques
- Connaître les outils informatiques mis en place par l'administration et en particulier la gestion électronique des documents et les autres outils de gestion (p.ex. en matière RH, en matière financière, en matière de gestion des affaires, gestion de projets)
Matériel et outillage
- Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction
Compétences langues:
Compétences écrites
- Luxembourgeois
- Allemand
- Français
- Anglais
Compétences orales
- Luxembourgeois
- Allemand
- Français
- Anglais
Compétences comportementales
| Gestion de l'information | Gestion des tâches | Gestion des collaborateurs | Gestion des relations | Gestion de son fonctionnement personnel | ||||||
| Comprendre l'information | Exécuter des tâches | C-1 | Partager son savoir-faire | Communiquer | S | Faire preuve de respect | ||||
| Assimiler l'information | C-1 | Structurer le travail | C | Soutenir | Ecouter activement | S | S'adapter | |||
| Analyser l'information | C | Résoudre des problèmes | C+1 | Diriger des collaborateurs | Travailler en équipe | C | Faire preuve de fiabilité | |||
| Intégrer l'information | C+1 | Décider | Motiver des collaborateurs | C-1 | Agir de manière orientée service | S | Faire preuve d'engagement | |||
| C-1 | Innover | Organiser | Développer des collaborateurs | C | Conseiller | S | Gérer le stress | |||
| C | Conceptualiser | Gérer le service | Souder des équipes | C+1 | Influencer | C | S'auto-développer | |||
| C+1 | Comprendre l'organisation | Gérer l'organisation | Diriger des équipes | Établir des relations | C | Atteindre les objectifs | ||||
| Développer une vision | Piloter l'organisation | Inspirer | Construire des réseaux | S | S'impliquer dans l'organisation | |||||
LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"