- Catégories de métiers: Communication et Information
- Domaine organisationnel: Support
- Famille de fonctions: Expert support à l'organisation
- Date de création de la description de fonction : 01/07/2020
Raison d'être
Centraliser, analyser, classer et archiver les informations pertinentes selon les dispositions légales en matière de conservation afin de mettre à la disposition des usagers internes et externes l'information nécessaire, et garantir la durabilité de l'information.
Rôles et tâches
Garantir la conformité des archives
- Gérer les archives électroniques et physiques et la documentation administrative
- Garantir la conformité des archives par rapport à la législation luxembourgeoise sur l’archivage
- Analyser, adapter et documenter les procédures internes en relation avec la documentation administrative et l’archivage
Rechercher, préparer et analyser des documents
- Rechercher des dossiers archivés et mettre à disposition des personnes compétentes des dossiers numérisés ou physiques
- Préparer des documents en dossier d’archive et numériser les documents pour l’archivage
- Sélectionner et analyser des documents par rapport à leur durée d’utilité administrative
- Rédiger des synthèses de l'information trouvée
Organiser le plan de classement
- Faire l’inventaire de l’archivage existant et élaborer un plan de classement
- Conserver la documentation de longue durée
- Gérer le plan de classement, encoder et gérer de façon dynamique l’information
- Apporter des améliorations dans la façon de documenter et de classer
- Établir une table de concordance avec le plan de classement de la GED
Former et conseiller les agents en matière d’archivage
- Conseiller les agents sur les supports de diffusion de l'information
- Conseiller les agents sur la durée de vie légale de chaque document
- Informer les agents des nouveaux développements
- Aider au classement de l'information pertinente
Assurer le lien avec les Archives nationales de Luxembourg (ANLux)
- Représenter l'administration au réseau des professionnels de l’archivage
- Être le principal interlocuteur de l'administration avec les Archives nationales
- Gérer les visites d’inspection des Archives nationales
Compétences techniques
Compétences métiers:
Législations et réglementation
- Disposer de connaissances de base de la législation (code administratif)
- Maîtriser la législation en relation avec l'archivage et la protection des données
Procédures internes/méthodologie
- Connaître le contexte légal et politique luxembourgeois
- Connaître les procédures internes en matière d’archivage
Aptitudes techniques
- Maîtriser les normes en matière de gestion de documents
- Maîtriser les techniques de l’archivage et du classement
Compétences support:
Applications bureautiques
- Savoir utiliser Excel, Word et PowerPoint
Logiciels spécifiques
- Savoir utiliser les systèmes de gestion électronique des documents (GED) et de l’archivage électronique
Matériel et outillage
- Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction
Compétences langues:
Compétences écrites
- Luxembourgeois
- Allemand
- Français
- Anglais
Compétences orales
- Luxembourgeois
- Allemand
- Français
- Anglais
Compétences comportementales
| Gestion de l'information | Gestion des tâches | Gestion des collaborateurs | Gestion des relations | Gestion de son fonctionnement personnel | ||||||
| Comprendre l'information | Exécuter des tâches | C-1 | Partager son savoir-faire | Communiquer | S | Faire preuve de respect | ||||
| Assimiler l'information | C-1 | Structurer le travail | C | Soutenir | Ecouter activement | S | S'adapter | |||
| Analyser l'information | C | Résoudre des problèmes | C+1 | Diriger des collaborateurs | Travailler en équipe | C | Faire preuve de fiabilité | |||
| Intégrer l'information | C+1 | Décider | Motiver des collaborateurs | C-1 | Agir de manière orientée service | S | Faire preuve d'engagement | |||
| C-1 | Innover | Organiser | Développer des collaborateurs | C | Conseiller | S | Gérer le stress | |||
| C | Conceptualiser | Gérer le service | Souder des équipes | C+1 | Influencer | C | S'auto-développer | |||
| C+1 | Comprendre l'organisation | Gérer l'organisation | Diriger des équipes | Établir des relations | C | Atteindre les objectifs | ||||
| Développer une vision | Piloter l'organisation | Inspirer | Construire des réseaux | S | S'impliquer dans l'organisation | |||||
LÉGENDE C = profil de base proposé; C-1 = marge inférieure; C+1 = marge supérieure; S = compétences de substitution pour le groupe "Gestion de son fonctionnement personnel"